Arkiveringsregler
Regnskab
Regler for opbevaring af regnskabsmateriale fremgår af Bogføringslovens kap. 5. Hovedreglen er, at den bogføringspligtige skal opbevare regnskabsmaterialet på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Opbevaringen skal ske på en måde, som i hele opbevaringsperioden muliggør en selvstændig og entydig fremfinding af det pågældende regnskabsmateriale. Opbevares regnskabsmaterialet på elektronisk medie, mikrofilm eller anden lignende måde, skal det uden bearbejdning, beregninger eller tilpasninger kunne udskrives i klarskrift.
Personalesager
Oplysninger i personalesager er omfattet af Persondataloven. Behandling af personoplysninger skal derfor ske i overensstemmelse med de grundlæggende principper, som er indeholdt i lovens § 5. Dette indebærer bl.a., at der skal være et specifikt sagligt formål med den fortsatte opbevaring af oplysninger, og oplysningerne må ikke opbevares på en måde, der giver mulighed for at identificere den registrerede i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt af hensyn til de formål, hvortil oplysningerne behandles.
Der kan ikke angives faste reger for hvor længe personalesager skal opbevares efter fratræden. Det skal afgøres i den enkelte situation ud fra hvilke konkrete behov der er for at gemme dem. Eksempler på forhold, der kan inddrages i denne sammenhæng, er verserende arbejdsskadesager, uafsluttede retssager eller arbejdsretlige tvister mellem medarbejderen og skolen, dagpengerefusion og udbetaling af tilgodehavender.
Det anførte indebærer også, at der efter persondatalovens regler ikke er grundlag for at slette oplysninger fra personalesager, før medarbejderen er fratrådt. Datatilsynet har således i praksis lagt til grund, at hensynet til at kunne opbevare dokumentation for historikken i en personalesag må anses for et sagligt formål i personaleadministrativ sammenhæng.
Afgangsbeviser
Reglerne for opbevaring af kopier af afgangsbeviser findes i § 37 i Prøvebekendtgørelsen, hvoraf fremgår at oplysninger, der er nødvendige for at udstede beviser, skal opbevares i det omfang, det følger af reglerne i arkivloven, forvaltningsloven og lov om behandling af personoplysninger (persondataloven). Skolestyrelsen har oplyst, at det er 30 år.
Elevbesvarelserne skal opbevares et år efter bedømmelsen.
Censors og eksaminators notater skal opbevares 1 år. Censor har ansvaret for opbevaring af egne notater.
Elektronisk opbevaring af prøvebeviser
Skolen må gerne opbevare prøvebeviser elektronisk. Der findes ingen særlig bekendtgørelse med regler for dette, men prøvekontoret i Undervisningsministeriet oplyser, at det af sikkerhedsmæssige grunde skal ske i skolens eget, lukkede system. Det må således ikke foregå et eksternt system som f.eks. en ”sky”.
Opbevaringen kan ske ved indscanning eller ved med anden dataopbevaring at sikre sig, at beviserne kan gendannes. Dette betyder også, at data opbevares på et til enhver tid læsbart medie.
Elevoplysninger
Se beskrivelsen for personalesager.
Efterskolebeviset kan gemmes efter reglerne for afgangsbeviser.