Dato: 8. februar, 2011
Forfatter: Lisbeth Schmidt Mikkelsen
, Journalist
Formand og forstander på Efterskolen Helle har brugt timer på udvikle det samarbejde i bestyrelsen, som, de mener, er fundamentet for en stærk skole De taber aldrig bolden, men samarbejder ubesværet om at holde den i luften ved hjælp af dialog, øjenkontakt, smil og tillid til, at den anden løfter sin del af ansvaret for den fælles opgave. Samspillet mellem bestyrelsesformanden og skolelederen hviler tydeligvis på en kollektiv vilje til at samarbejdet omkring deres fælles hjertebarn, Efterskolen Helle. En skole for elever med dokumenteret behov for specialundervisning beliggende i landsbyen Gjerrild nord for Grenå.
Susanne Damborg Sørensen, 50 år og til daglig ansat som psykolog inden for børne- og ungeområdet i Norddjurs Kommune, har siddet i bestyrelsen på Efterskolen Helle siden 2003 og påtog sig i 2007 formandsposten. Erik Mathiesen, 41 år og læreruddannet, har været forstander på Efterskolen Helle siden 2005. Her ansatte Susanne Damborg Sørensen og den øvrige bestyrelse Erik Mathiesen til at styre skolen, der dengang hed Jægergården Efterskole, fri af anmærkninger fra Undervisningsministeriet og et pålæg fra Arbejdstilsynet.
»Redningsøvelsen på skolen var en kollektiv indsats, hvor det lykkedes os at samarbejde os ud af problemerne med ministerium og arbejdstilsyn,« fortæller Erik Mathiesen med henvisning til den proces, der siden har flyttet efterskolen fra en forankring i en verden af socialpædagogiske institutioner til en skole med en tydelig specialpædagogisk profil, der kan stå mål med folkeskolens undervisning.
Da de største hurdler var forceret, tog Erik Mathiesen i samarbejde med bestyrelsen fat på at opbygge en organisation, der skulle ruste skolen til fremtiden.
Forretningsudvalg på forkanten
»Vi startede med at udvikle en forretningsorden, der med udgangspunkt i lovgivning og bekendtgørelser samt skolens værdigrundlag og vedtægter beskriver bestyrelsens opgaver. Forretningsordenen sætter formalia på plads i forhold til for eksempel rettidige indkaldelse og indeholder et årshjul, der er med til at strukturere bestyrelsens opgaver og ansvar. Det er blandt andet lagt ind i årshjulet, at årsregnskabet skal godkendes af bestyrelsen i årets første kvartal, så vi kan fremlægge det på den årlige generalforsamling og sende det til Undervisningsministeriet inden 1. maj,« beskriver Erik Mathiesen.
Forud for hvert bestyrelsesmøde samles et forretningsudvalg bestående af formand, næstformand og forstander for at udarbejde dagsorden og bilag, fortæller Susanne Damborg Sørensen.
»Vi lægger meget vægt på, at der er en rigtig god dialog forud for bestyrelsesmøderne. Derfor forbereder vi punkterne i forretningsudvalget ved at drøfte dem godt igennem. Vi drøfter formuleringen af punkterne til dagsordenen, så det klart fremgår, hvad punkterne indeholder og sørger for at de relevante bilag til punkterne kommer med dagsordenen ud. Dengang vi uarbejdede forretningsordenen diskuterede vi fordele og ulemper ved et forretningsudvalg, blandt andet faren for at forretningsudvalget skulle udvikle sig til en minibestyrelse. Så den faldgrube er vi meget opmærksomme på at undgå,« siger Susanne Damborg Sørensen.
Stærk bestyrelse og stærk skoleleder
Tilsynssagen fra Undervisningsministeriet og Arbejdstilsynets pålæg har sat sig spor på Efterskolen Helle, blandt andet i form af en særlig opmærksomhed på balancen mellem bestyrelse og skoleledelse.
»Vi har betalt dyre lærepenge her på skolen. Det kan ikke nytte noget, at vi lægger det hele over til lederen,« siger Susanne Damborg Sørensen og bakkes op af Erik Mathiesen.
»Vi er meget opmærksomme på, at der er en god balance mellem en stærk bestyrelse og en stærk forstander, der lever op til sit ansvar og skaber plads til den dygtige medarbejderstab. Hvis bestyrelsen blindt overlader al ledelse til forstanderen, opstår der en sløvhed i bestyrelsen. Omvendt vil en meget stærk bestyrelse gøre det svært for forstanderen at lede skolen. En stærk bestyrelse og en stærk skoleleder, giver en stærk skole,« mener Erik Mathiesen, som derfor glæder sig over, at skolens bestyrelse ikke sidder og søber i kaffe og brød, men er bevidst om dens ansvar, interesserer sig for drift, økonomi og pædagogik samt møder op til arrangementer på skolen.
Fingrene væk fra den daglige ledelse
Susanne Damborg Sørensen er meget bevidst om, hvad der ligger indenfor forstanderens ansvarsområde og udenfor bestyrelsens.
»Vi skal som bestyrelse ikke blande os i den daglige ledelse. Bliver jeg helt undtagelsesvist ringet op af en utilfreds forælder, lytter jeg og gør, hvad jeg kan for at bringe dialogen mellem forælderen og forstanderen på banen igen. Jeg skal som formand ikke handle i forhold til enkelte elever, forældre eller medarbejdere. Jeg skal derimod være med til at understøtte tilliden til, at det ligger godt hos forstanderen,« siger Susanne Damborg Sørensen.
Erik Mathiesen sørger for løbende at orientere formanden om problematiske situationer på skolen. Han kan ikke mindes, at bestyrelsen har forsøgt at diktere, hvordan han skulle gøre tingene. Et forhold han sætter pris på. Samtidig håber han dog, at bestyrelsen besidder modet i til at blande sig om nødvendigt.
Bestyrelser behøver en Skjold Hansen
»I Matador kom det nye bestyrelsesmedlem, Skjold Hansen, ind på bankdirektør Varnæs´ kontor og ville blande sig i driften, og det var berettiget. Hvis bestyrelsen ser en ubalance i skolens drift, bliver det deres opgave at tage over. Heldigvis har Susanne noget Skjold-Hansen i sig, og jeg er sikker på, at hun vil gribe ind, hvis hun for eksempel oplever, at skolen svigter sin opgave over for de unge mennesker,« siger Erik Mathiesen, der mener, at skolen med den nuværende organisation er godt gearet til at tackle problemer.
»I forretningsudvalget har vi mange snakke, hvor Susanne og vores næstformand Allan Dantoft interesserer sig for grundlaget for mine beslutninger men samtidig respekterer dem. Derigennem finder vi ind til hinanden i dialog, og det fundament kan vi bruge den dag, der opstår problemer,« siger Erik Mathiesen.
Modet til at tage potentielt konfliktstof op skal ifølge Susanne Damborg Sørensen være tilstede i en efterskolebestyrelse.
»Vi skal ikke først træde i karakter, hvis noget udvikler sig i en forkert eller uansvarlig retning. Igennem samarbejdet med forstanderen, ved en årlig fælles pædagogisk dag med ledelse og medarbejdere, ved at deltage i arrangementer på skolen og ved at tage med til Efterskoleforeningens årsmøde og kurser, kender vi vores opgaver og ansvar og følger med i udviklingen på Helle. Vi går også på banen i drøftelser, der ind imellem kan rumme potentielt konfliktstof. Min klare holdning som formand er, at vi igennem dialogen, præget af gensidig respekt, lydhørhed og åbenhed, når længst,« siger hun.
Mødeforum uden forstander
Susanne Damborg Sørensen har en gang inviteret bestyrelsen til hjem et kaminmøde uden skoleleder og medarbejderrepræsentanter. Et mødeforum hun og den øvrige bestyrelse overvejer at lægge ind i årshjulet som fast praksis.
»Mødet er godt at tage temperaturen på samarbejdet i bestyrelsen. Vi evaluerer bestyrelsens arbejde, de udsendte dagsordner, mødernes afvikling, informationsniveauet, inddragelse, uddelegering af opgaver og ansvar, kommunikationen og tilfredsheden med formanden. Vi snakker ikke om forstander og medarbejdere på kaminmøder. Det hører ganske enkelt ikke til der. Hører vi spørgsmål, undren eller frustration i forhold til forstanderen, så drøfter vi det med forstanderen,« siger Susanne Damborg Sørensen.
Og kaminmøderne foregår med Erik Mathiesens fulde opbakning.
»Som forstander er jeg inviteret med til de fleste bestyrelsesmøder, men jeg ser det som en styrke for skolen, at bestyrelsen er et selvstændigt organ. Der er ikke noget odiøst i, at den træder sammen for sig selv,« siger han.
Vidende og kompetent bestyrelse
Bestyrelsen på Efterskolen Helle har været stabil igennem nogle år. Når potentielle bestyrelsesmedlemmer skal hverves i skolekredsen og nye medlemmer bydes indenfor, lægger bestyrelsen et grundigt forarbejde i det. Blandt andet for at kunne sammensætte en bestyrelse, der kompetencemæssigt spænder bredt og kan indgå i et ligeværdigt samarbejde.
Skolen forbereder grundigt potentielle bestyrelsesmedlemmer på, hvad der ligger i arbejdet. Og nye bestyrelsesmedlemmer modtager en velkomstmappe, der indeholder et hæfte om bestyrelsens ansvar og pligter, skolens vedtægter og bestyrelsens forretningsorden, referater af det sidste års bestyrelsesmøder og et velkomstbrev.
»Det er vigtigt at føle sig velkommen, og samtidig er mappen et signal om, at man som bestyrelsesmedlem skal vide noget om skolens elevgrundlag og værdigrundlag. Det er jo hele bestyrelsen, der har et ansvar for at forholde sig til, hvor vi er på vej hen og stille spørgsmål,« siger Susanne Damborg Sørensen.
»Jeg tror ikke, at nogen i bestyrelsen er i tvivl om, at Susanne synes, det er vigtigt, at de er inde i tingene. Men hun gør det på en åben og inviterende måde,« kommenterer Erik Mathiesen.
Et godt samarbejde giver tryghed og kvalitet
Forstanderen på Efterskolen Helle er sikker på, at skolen med dens nuværende organisation ikke risikerer at komme ud i en situation med nye ministerielle pålæg. Tværtimod oplever han, at det gode og åbne samarbejde mellem skolens ledelse og bestyrelsen til stadighed styrker skolen.
»Et godt samarbejde mellem skoleledelse og bestyrelse, at hele ledelsen er stærk, giver tryghed hele vejen ned igennem skolen. Hvis et eller andet kniber, hvis jeg for eksempel bliver syg, ved medarbejderne, at vi har en kompetent og handlekraftig bestyrelse, der vil træffe de bedste valg for skolen. De refleksioner, som samarbejdet afføder, giver samtidig en bevidsthed om, hvad vi er gode til, og det er til stor gavn for vores elever,« siger Erik Mathiesen.